У всех работодателей деятельность, так или иначе, связана с частым подбором квалифицированного рабочего персонала (часто дается объявление, что предлагаются вакансии в Москве от прямого работодателя), а также с хранением, обработкой и применением большого объема данных о сотрудниках. По результату работы в кадровом отделе или в той службе, которая занимается персоналом, накапливается значительное количество разной персональной информации о сотрудниках, что выходит в общий круг данных, которые подлежат обязательной защите от краж и несанкционированного доступа.

     Семейная тайна, личная тайна, неприкосновенность личной жизни, защита доброго имени и чести граждан России закреплена конституционно в статье двадцать третьей. Разглашение данной тайны, т.е. бесконтрольное и несанкционированное распространение личных сведений о людях наносит ощутимый ущерб тому, кому принадлежат эти данные.

     В российском трудовом законодательстве закреплены требования по обработке личных данных сотрудника и дается гарантия их защиты (статья 85 – 90 трудового кодекса РФ).

     Все личные данные сотрудников являются той информацией, которая требуется каждому работодателю по трудовому отношению, и которое относится к конкретному сотруднику. По федеральному законодательству от двадцать седьмого июля 2006го года под номером 152, все личные данные определяются так: «любые сведения, которые относятся к некоторому определяемому или определенному физическому лицу, куда входит его ФИО, место, месяц, год и дата рождения, социальное, семейное, имущественное положение, адрес, профессия, образование, доходы и прочие данные».

     Все имеющиеся личные данные помогают идентифицировать каждого конкретного человека. Собственниками (субъектами) персональной информации являются все граждане России, а также иностранные граждане и все лица, у которых не имеется гражданства, но которые находятся на российской территории и к чьей личности имеют отношение персональные данные. Эти данные часто применяются, когда производится ведение кадрового делопроизводства.

     Теми, кто занимается обработкой этих данных и определяет содержание, и цели обработки данных являются: муниципальные органы, государственные органы, физические или юридические лица, что указано в статье третьей ФЗ Российской Федерации.